Tips Dan Trik 6 Email Yang Harus Anda Kirim Ke Pelamar Anda – Dalam setiap aplikasi dan proses peninjauan, komunikasi yang efektif antara pelamar dan administrator program sangat penting.

Tips Dan Trik 6 Email Yang Harus Anda Kirim Ke Pelamar Anda

emailsangel – Sebagai pemohon, tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada mengirimkan aplikasi dan tidak mendengar apa-apa. Baik Anda mengumpulkan aplikasi untuk hibah , beasiswa , beasiswa , atau program lain apa pun, pelamar menginginkan, dan pantas, pembaruan yang sering.

Mengapa komunikasi email penting?

Dari sudut pandang pelamar, rasanya mengecewakan dan membingungkan untuk merasa seperti Anda telah dilupakan atau tidak tahu apa langkah Anda selanjutnya. Pelamar berhak mendapatkan jalur komunikasi terbuka dan harus mengetahui status aplikasi mereka setiap saat.

Baca Juga : Bagaimana Cara Menulis Email Lamaran Kerja Yang Benar

Berkomunikasi dengan pelamar membantu mereka tetap terinformasi, terlibat, dan memastikan bahwa mereka dapat menyelesaikan persyaratan aplikasi dengan benar dan percaya diri. Kurangnya komunikasi yang jelas dapat mengakibatkan peningkatan permintaan dukungan, pengiriman yang tidak memenuhi syarat atau tidak diselesaikan dengan benar, dan reputasi organisasi yang rusak.

Mengatasi kekurangan waktu dan sumber daya

Sementara pentingnya komunikasi tidak hilang pada banyak administrator program, satu hambatan umum sering muncul: kurangnya waktu dan sumber daya. Mempertahankan komunikasi yang baik dengan pelamar adalah pekerjaan yang memakan waktu, dan banyak organisasi tidak memiliki kapasitas yang cukup. Untungnya, ada solusinya! Ini adalah sesuatu yang kami sebut otomatisasi email.

Otomatisasi email memungkinkan administrator membuat dan menjadwalkan email yang dikirim secara otomatis berdasarkan peristiwa atau serangkaian kriteria tertentu. Dengan SurveyMonkey Apply, Anda dapat membuat email otomatis yang dipersonalisasi yang dipicu dalam beberapa cara berbeda dengan tenggat waktu yang akan datang, saat aplikasi diterima, saat file diunggah, saat aplikasi disetujui atau ditolak, dan banyak lagi. Otomatisasi email menghilangkan pekerjaan manual dari berkomunikasi dengan pelamar dan memastikan bahwa mereka menerima pembaruan yang tepat waktu dan relevan saat mereka melewati proses Anda.

1. Email selamat datang

Ketika seorang kandidat memulai aplikasi mereka, kirimkan salam singkat dan beri tahu mereka bahwa Anda menghargai dan menghargai waktu mereka. Ingatkan mereka tentang persyaratan, instruksi, dan tenggat waktu Anda (tautan ke sumber daya penting), dan beri tahu mereka cara mendapatkan bantuan jika mereka mengalami masalah. Email selamat datang akan membuat pelamar memulai dengan awal yang baik dan merupakan isyarat kecil, tetapi selalu dihargai.

2. Email tenggat waktu yang akan datang

Kirim email pemberitahuan pelamar sebelum semua tenggat waktu yang akan datang dan pastikan bahwa mereka dapat menyelesaikan tugas mereka tepat waktu. Praktik terbaik melibatkan pengiriman email pengingat awal 4-6 hari sebelum tenggat waktu, dan email pengingat kedua 1 hari sebelum tenggat waktu.

3. Konfirmasi email tanda terima

Saat aplikasi telah dikirimkan, kirimkan email kepada pemohon untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima materi mereka dan beri tahu mereka apa langkah selanjutnya. Catatan singkat akan menenangkan pikiran mereka, dan Anda tidak perlu menerima banyak panggilan telepon dan email dari pelamar untuk menindaklanjuti pengajuan mereka.

4. Email perubahan status

Setiap kali status aplikasi berubah, penting untuk mengirim pemberitahuan yang memperingatkan pemohon. Jika, misalnya, aplikasi dipindahkan dari tahap peninjauan pertama ke tahap kedua, beri tahu pemohon. Dengan pembaruan tepat waktu, pelamar tidak akan dibiarkan dalam kegelapan dan Anda tidak perlu menangani permintaan pembaruan status yang tidak teratur.

5. Email yang didiskualifikasi/ditolak

Segera setelah aplikasi didiskualifikasi atau ditolak, beri tahu pemohon bahwa mereka telah dikeluarkan dari pertimbangan. Ini adalah kesopanan umum yang sering dilupakan, tetapi sangat membantu dalam membuat pelamar merasa bahwa waktu mereka dihargai dan menampilkan organisasi Anda dengan sebaik mungkin.

6. Email terima kasih

Setelah siklus aplikasi Anda selesai dan Anda telah memilih kandidat yang berhasil, kirim email terima kasih terakhir kepada semua orang yang melamar. Ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah meluangkan waktu untuk mengirimkan aplikasi, kenali pelamar Anda yang berhasil, sertakan tautan ke survei umpan balik, dan undang mereka untuk mendaftar lagi tahun depan.

Ini adalah kesempatan Anda untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses Anda selesai dengan kesan positif terhadap organisasi Anda.Untuk mempelajari bagaimana Anda dapat mulai menyertakan email otomatis dalam proses Anda, hubungi kami dengan mengisi formulir di bawah ini!