Pengertian Tentang Aplikasi e-mail

Pengertian Tentang Aplikasi e-mail – Surat elektronik(e-mail) adalah aplikasi berbasis komputer untuk pertukaran pesan antar pengguna. Jaringan email di seluruh dunia memungkinkan orang untuk bertukar pesan email dengan sangat cepat.

Pengertian Tentang Aplikasi e-mail

emailsangel – E-mail adalah padanan elektronik dari sebuah surat, tetapi dengan keunggulan dalam ketepatan waktu dan fleksibilitas. Sementara sebuah surat akan memakan waktu dari satu hari hingga beberapa minggu untuk dikirimkan, sebuah e-mail dikirim ke kotak surat penerima yang dituju hampir secara instan, biasanya dalam rentang beberapa detik hingga submenit.

Ini adalah kasus apakah e-mail dipertukarkan antara orang-orang di lantai bisnis yang sama, atau antara teman-teman di titik yang berlawanan di dunia. Artikel ini memberikan gambaran lengkap tentang email tingkat menengah, termasuk fungsi utamanya, arsitektur historis dan terkini, standar utama, infrastruktur pendukung, dan isu-isu kontemporer dan masa depan.

Alat Komputasi Pengguna Akhir

Surat elektronik (e-mail), sebuah sistem yang memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima pesan melalui jaringan komputer, adalah aplikasi groupware yang paling umum dan komponen utama dari beberapa alat groupware lain yang didasarkan pada sistem pesan. Sebagian besar sistem email menyertakan fitur untuk meneruskan dan melampirkan file ke pesan, menyediakan tanda terima pengiriman, dan membuat grup surat. Sistem e-mail tingkat lanjut mencakup pemroses “aturan” yang mampu menyortir dan memproses pesan secara otomatis.

Milis dan newsgroup mirip dengan sistem email tetapi ditujukan untuk distribusi pesan di antara kelompok besar pengguna. Sementara milis mengirimkan pesan saat tersedia, newsgroup hanya mengirimkan pesan setelah menerima permintaan pengguna yang eksplisit. Konferensi komputer dan diskusi elektronik juga mirip dengan (dan dalam banyak kasus berdasarkan) email, tetapi pesan dikirim ke konferensi atau grup diskusi, bukan ke penerima individual.

Baca juga : Aplikasi email terbaik di tahun 2021

Surat elektronik

Awalnya, efisiensi email dalam organisasi menyajikan argumen yang menarik untuk penggunaannya. E-mail mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan dalam upaya untuk menghubungi rekan kerja melalui telepon, sebagian besar (diperkirakan hingga 70%) tidak berhasil. Selanjutnya, e-mail menyediakan cara yang sistematis, handal, dan relatif murah untuk mendistribusikan informasi di banyak dan beragam konstituen dalam organisasi. Biaya transmisi informasi yang didistribusikan secara normal dalam kertas ke beberapa penerima dapat diabaikan dan kemampuan untuk membuat, memelihara, dan memperbarui daftar distribusi email sangat fleksibel.

Namun, email dengan cepat menunjukkan beberapa kegunaan sosial tambahan yang menarik yang semakin meningkatkan daya tariknya dalam lingkungan organisasi. Salah satunya adalah kemampuan untuk menemukan jawaban atas masalah organisasi dengan menggunakan daftar email yang membuatnya relatif mudah dan nyaman untuk mengirimkan pertanyaan dan berkonsultasi dengan mereka yang belum tentu dikenal dalam komunitas organisasi.

Para peneliti telah mendokumentasikan bahwa surat elektronikmemanggil ke dalam keberadaan dan memobilisasi jaringan ikatan yang lemah—orang lain yang jauh dan jarang dihubungi yang memiliki sumber daya pengetahuan yang berpotensi unggul dan yang sering bersedia memberikan informasi atau nasihat jika diperlukan. Berbagai faktor memotivasi perilaku membantu ikatan lemah, termasuk kemampuan untuk meningkatkan harga diri seseorang, identifikasi pribadi dengan organisasi, dan kemampuan organisasi untuk menumbuhkan rasa kewarganegaraan dan timbal balik karyawan.

Lebih lanjut, para peneliti berpendapat bahwa penggunaan email mengurangi biaya pengambilan keputusan tertentu yang terjadi setiap kali organisasi menyatukan karyawan untuk komunikasi kelompok tatap muka. Biaya tersebut terjadi karena inefisiensi yang melekat pada komunikasi kelompok.

Misalnya, individu dapat menghasilkan lebih banyak ide bagus dengan bekerja sendiri daripada dalam kelompok brainstorming hanya karena jumlah waktu yang dibutuhkan untuk bergiliran dan mendengarkan ide orang lain. Individu brainstorming melalui surat elektronik atau chatting, di sisi lain, dapat mengekspresikan diri mereka terus menerus, mengambil istirahat sejenak untuk membaca kontribusi orang lain.

Interaksi online dapat menghasilkan arsip diskusi tertulis dan kualitasnya yang berkelanjutan dapat membantu menjaga momentum kelompok dari waktu ke waktu. Interaksi online juga tampaknya merangsang distribusi pembicaraan yang lebih setara, karena anggota kelompok cenderung tidak dihambat oleh status, jenis kelamin, dan isyarat kekuasaan yang menonjol dalam komunikasi tatap muka.

Perancang perangkat lunak dan sistem perangkat keras yang disebut sistem pendukung keputusan kelompok telah berusaha memanfaatkan keunggulan ini melalui pengembangan teknologi yang menyediakan urutan interaksi terpandu yang bertujuan menghasilkan keputusan organisasi yang berkualitas tinggi.

Salah satu teori pertama yang dihasilkan untuk menjelaskan bagaimana manajer dalam organisasi menggunakan surat elektronik dalam organisasi adalah teori kekayaan media. Dikembangkan sebagai teori yang lebih umum tentang penggunaan media dalam organisasi, teori kekayaan media diadaptasi pada awal 1980-an untuk memajukan beberapa klaim tentang peran potensial surat elektronik dalam penyelesaian tugas organisasi bila dibandingkan dengan pilihan media organisasi lainnya.

Pada dasarnya, teori tersebut menunjukkan bahwa tugas organisasi memerlukan jenis informasi yang berbeda, dan media organisasi berguna secara berbeda dalam membantu individu untuk memproses jenis informasi ini. Teori ini membuat beberapa klaim deskriptif tentang bagaimana manajer yang cerdas benar-benar memilih media komunikasi untuk penyelesaian tugas, yang menjadi dasar klaim normatif tentang bagaimana manajerharus memilih media komunikasi untuk penyelesaian tugas.

Lebih khusus lagi, teori ini menyatakan bahwa beberapa keputusan organisasi dapat dibuat berdasarkan informasi ramping, atau informasi yang relatif tidak ambigu dan tidak tunduk pada interpretasi ganda; informasi tersebut dapat dikomunikasikan melalui sejumlah kecil saluran.

Namun, keputusan organisasi lainnya memerlukan informasi yang kaya; yaitu, informasi yang disertai dengan tingkat ketidakpastian yang lebih besar, yang berpotensi samar-samar atau mampu ditafsirkan dengan cara yang berpotensi bertentangan, dan yang memerlukan interpretasi dan umpan balik yang substansial agar dapat digunakan dengan bijak. Informasi yang kaya memerlukan interpretasi pada sejumlah tingkatan dan, di luar bahasa, harus dikomunikasikan melalui sejumlah saluran.

Menurut teori tersebut, media organisasi secara berbeda cocok untuk mengatasi kebutuhan informasi yang dikategorikan pada kontinum dari kaya ke ramping. Empat faktor menentukan kekayaan atau kehalusan suatu media. Faktor pertama adalah kemampuan umpan balik media, atau sejauh mana media memungkinkan untuk mengajukan pertanyaan atau membuat koreksi sebagai interpretasi informasi yang maju.

Faktor kedua adalah ketersediaan beberapa isyarat, atau sejauh mana informasi verbal dilengkapi dengan isyarat tambahan seperti ekspresi wajah, infleksi vokal, gerak tubuh, grafik, kehadiran fisik, atau bahkan angka. Faktor ketiga adalah ragam bahasa yang digunakan.

Informasi yang dinyatakan dalam bentuk angka bisa lebih tepat Namun, bahasa alami memungkinkan pengguna untuk mengomunikasikan lebih banyak makna dan nuansa interpretatif. Faktor terakhir adalah sejauh mana media memungkinkan untuk memasukkan fokus pribadi komunikator, terutama perasaan dan emosi pengirim dan penerima, sebagai petunjuk lebih lanjut tentang bagaimana memahami informasi yang samar-samar atau ambigu.

Meskipun semua media membatasi kehadiran sosial pengirim dan penerima dengan cara tertentu, dengan menggunakan faktor-faktor ini, para ahli teori telah membangun hierarki bertingkat yang menggambarkan kekayaan bentuk media tertentu dalam organisasi. Komunikasi tatap muka, seperti pertemuan kelompok atau diadik, dipandang sebagai media terkaya karena memungkinkan jumlah umpan balik terbesar, keragaman terbesar dalam isyarat nonverbal, fleksibilitas dan variasi bahasa paling banyak, dan kemungkinan terbesar untuk menggabungkan fokus pribadi pengirim dan penerima.

Komunikasi tatap muka diikuti oleh telepon sebagai media terkaya berikutnya, yang diikuti oleh surat elektronik. Mengikuti e-mail dalam urutan kekayaan adalah komunikasi tertulis pribadi, seperti surat dan catatan; komunikasi tertulis formal, seperti memo, laporan, dan buletin;