10 Peretasan Produktivitas Email Terbaik – Email adalah bagian penting dari bisnis, tetapi bisa menjadi sumber waktu terbuang terbesar Anda. Banyak orang menemukan diri mereka mengirim puluhan email setiap hari hanya untuk mencoba dan tetap up to date
10 Peretasan Produktivitas Email Terbaik
emailsangel.com – Ini dapat memakan waktu yang diperlukan dan mengacaukan kotak masuk Anda, menyebabkan Anda kehilangan atau kehilangan informasi penting di sepanjang jalan.Untungnya, ada banyak cara untuk mengambil kembali email Anda untuk menciptakan hari kerja yang lebih produktif dan mengurangi waktu yang terbuang, dan kami telah mencantumkan sepuluh di antaranya di sini.
Gunakan Platform Obrolan untuk Mengurangi Email Internal
Jika Anda tidak memiliki ruang khusus untuk mendiskusikan masalah dengan cepat atau mengajukan pertanyaan, kotak masuk Anda mudah berantakan. Informasi dapat terkubur, terutama ketika utas email terlalu panjang, dan dapat mengganggu semua orang yang terlibat.
Baca Juga : Alat produktivitas email terbaik yang menghemat waktu Anda
Salah satu cara untuk memperbaikinya adalah dengan menggunakan platform obrolan waktu nyata seperti Slack atau Microsoft Teams . Banyak tim memiliki saluran khusus untuk diskusi dalam tim, memungkinkan Anda mengajukan pertanyaan tanpa harus mengirim email ke banyak orang yang berbeda, tetapi Anda juga dapat membuat tim yang lebih kecil dan mengirim pesan langsung ke anggota tim jika Anda memiliki pertanyaan yang lebih spesifik. Dengan begitu, Anda dapat meninggalkan email untuk hal-hal yang lebih penting.
Dan sebagai bonus tambahan, tidak ada fungsi balas-semua yang tidak disengaja.
Temukan Alamat Email dengan Mudah
Inilah situasinya: Anda memiliki nama kontak, tetapi Anda tidak tahu cara menghubungi mereka. Dan sayangnya, melacak email mereka atau menunggu seseorang mengirimkan detailnya kepada Anda bisa menjadi proses yang panjang.
Ada banyak alat berbeda yang dapat Anda gunakan untuk mempercepat proses ini. Hunter.io mengumpulkan database email perusahaan dari seluruh web untuk Anda hubungi; yang harus Anda lakukan adalah memasukkan nama domain perusahaan dan Anda siap.
Kelemahan dari Hunter.io adalah tidak selalu memiliki email yang Anda cari, karena bergantung pada email yang sudah tersedia untuk umum. Alternatif yang bisa Anda gunakan adalah Snov.io , yang mengumpulkan alamat email dari hasil pencarian LinkedIn. Anda kemudian dapat mengelompokkan alamat email dari hasil ini ke Snov.io dan mulai mengirimkannya melalui email.
Jadwalkan Waktu Email
Banyak orang merasa mereka harus terus-menerus memeriksa email mereka untuk pembaruan dan segera menjawabnya. Sayangnya, hal ini dapat menghabiskan sebagian besar waktu kerja dan memengaruhi fokus dan konsentrasi Anda, sehingga produktivitas Anda tetap terpengaruh bahkan saat Anda sedang bekerja.
Salah satu cara untuk mengambil kembali waktu itu adalah dengan menjadwalkan periode waktu singkat untuk menangani email Anda beberapa kali sehari dan hanya memeriksa email Anda selama waktu ini. Ini membantu Anda tetap fokus dan mengerjakan tugas tanpa harus menyulap dan beralih di antara beberapa hal sekaligus.
Jeda Kotak Masuk Anda
Apakah Anda merasa kewalahan dengan semua email yang belum dibaca di kotak masuk Anda? Apakah Anda menemukan bahwa setiap kali Anda berurusan dengan email, dua lagi masuk?
Sangat mudah untuk menyerah ketika sepertinya aliran email tidak pernah berakhir. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan menghentikan email tersebut masuk ke kotak masuk Anda.
Inbox Pause adalah ekstensi Gmail berguna yang menghentikan email baru muncul di kotak masuk Anda, sehingga Anda dapat menangani apa yang ada di sana tanpa kewalahan dan kemudian beralih ke kumpulan email berikutnya saat Anda siap. Dengan begitu, Anda dapat fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang harus diselesaikan.
Berhenti berlangganan dari Milis (Cara yang Benar)
Pernahkah Anda mendaftar untuk satu buletin dan mendapati diri Anda dibanjiri email yang tidak diinginkan? Meskipun ini adalah taktik yang akan digunakan oleh beberapa organisasi resmi, menjual email bukanlah hal yang aneh, dan ini dapat membuat Anda memiliki kotak masuk yang penuh dengan spam atau informasi yang tidak relevan.
Cara terbaik untuk menghilangkan jenis email ini adalah dengan berhenti berlangganan atau memblokir pengirimnya. Sayangnya, melakukan hal itu umumnya memberi tahu pengirim bahwa email Anda sebenarnya sedang digunakan, dan dapat menghasilkan lebih banyak email lagi.
SaneBox menawarkan jalan keluarnya. Alat mereka SaneBlackHole secara otomatis memfilter email apa pun yang Anda terima dari alamat tertentu ke tempat sampah, sehingga Anda dapat menjaga kotak masuk tetap bersih tanpa mengundang lebih banyak spam.
Tekan Kotak Masuk Nol Sesering Mungkin
Inbox Zero adalah istilah yang terdengar mewah yang mungkin Anda dengar jika Anda bertanya tentang produktivitas di tempat kerja. Pada kenyataannya, itu hanya berarti kotak masuk kosong tanpa email di dalamnya.
Inbox Zero membantu mengatasi kejenuhan email karena itu berarti Anda dapat membuka lembaran baru. Anda tidak perlu menghadapi seribu email yang belum dibaca setiap kali Anda membuka kotak masuk, atau mencari email tertentu yang dibuka selama lima belas menit. Inbox Zero berarti Anda dapat membuang lebih sedikit waktu dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
Ini mungkin sulit, terutama pada awalnya, tetapi menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dapat membantu Anda mengurangi stres dan siap menghadapi hari-hari Anda. Ini juga jauh lebih sederhana daripada kedengarannya. Berurusan dengan email? Simpan atau arsipkan. Tidak perlu informasi lagi? Hapus.
Gunakan Template Email dan Tanggapan Terekam
Ketika orang memikirkan tanggapan kalengan, mereka biasanya memikirkan balasan otomatis liburan. Tetapi templat email dan respons kalengan juga memiliki banyak kegunaan lain.
Jika Anda mendapati diri Anda mengirimkan jenis email yang sama berulang kali, mungkin ide yang bagus untuk menulis template umum untuk apa yang ingin Anda katakan yang dapat Anda sesuaikan untuk setiap orang. Ini akan menghemat banyak waktu, terutama jika Anda menulis email berkelompok.
Demikian pula, Anda juga dapat menggunakan tanggapan terekam untuk mengirim balasan cepat ke orang-orang. Jika Anda melihat email tetapi tidak punya waktu untuk meninjau isinya dengan benar, kirim email cepat ke pengirimnya dengan mengatakan Anda akan melihatnya nanti. Jika Anda menerima tiket layanan pelanggan, kirim kembali email cepat dan otomatis yang menyatakan bahwa Anda telah menerima pesan mereka.
Dapatkan Email Ringkasan Tugas, Sasaran, dan Pemblokir Tim Anda
Komunikasi bisa sulit untuk tim yang lebih besar, dan melacak tugas dan hambatan semua orang bisa menjadi masalah yang berkelanjutan. Rapat standup cenderung tidak fokus dan teralihkan, dan sering kali, penghalang tidak dibahas sama sekali.
Untungnya, ada banyak alat yang dapat mengumpulkan informasi ini dari tim Anda sehingga Anda dapat tetap mengikuti perkembangan dan mendapatkan informasi terbaru. Salah satu alat tersebut adalah ScrumGenius , bot standup asinkron yang mengajukan pertanyaan kepada tim Anda melalui platform obrolan seperti Slack dan Microsoft Teams.
ScrumGenius akan mengirimi Anda dan tim Anda ringkasan email yang mendetail dan bersih setelah setiap periode laporan standup selesai, sehingga tim Anda dapat terus memantau dan menciptakan alur kerja terbaik mereka.
Menanggapi Segera (atau Atur Pengingat)
Banyak orang akan melihat email atau pesan dan kemudian membiarkannya “untuk nanti”. Masalahnya adalah banyak dari waktu itu, yang kemudian menjadi besok, lalu minggu depan, lalu bulan depan, dan kemudian tidak pernah. Sangat mudah untuk tugas, terutama yang kecil, terkubur dengan cara ini. Itulah mengapa selalu merupakan ide bagus untuk menangani email segera setelah Anda menerimanya.
Jika Anda tidak dapat langsung membalas email, ada baiknya Anda selalu mengingatkan diri sendiri untuk melakukannya nanti. Banyak klien email memiliki opsi untuk mengingatkan Anda untuk menindaklanjuti email Anda setelah jangka waktu tertentu, dan jika tidak, Boomerang memungkinkan Anda mengatur pengingat dan menjadwalkan email untuk nanti.
Gunakan Navigator Penjualan LinkedIn untuk Mendapatkan Informasi Mudah tentang Pengirim
Hampir setiap orang mendapatkan email dari seseorang yang tidak mereka ingat dan harus mencari untuk mencoba dan menemukan siapa mereka. Navigator Penjualan LinkedIn membantu memperbaikinya dengan membiarkan Anda melihat informasi LinkedIn pengirim tepat di sebelah email itu sendiri, seperti hubungan timbal balik dan informasi pendidikan dan pekerjaan.
Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah mengetahui bagaimana Anda mengenal mereka dan memiliki pemecah es untuk mengemukakannya saat Anda merespons.