Definisi dan Solusi Teknologi EmailAnda bergantung pada email. Anda tidak dapat menyelesaikan pekerjaan Anda tanpanya. Namun sebagian besar pengguna (belum lagi profesional dan manajer TI) mengalami email sebagai fungsi magis yang misterius. Anda menulis pesan di komputer Anda, Anda mengklik Kirim, dan beberapa saat kemudian, itu muncul di kotak masuk penerima. Puf!

Definisi dan Solusi Teknologi Email

 

emailsangel.com – E-mail terjadi tanpa terlihat. Tidak ada derit dan rintihan infrastruktur TI yang mengingatkan Anda bahwa pengiriman email sebenarnya adalah sistem yang kompleks dengan banyak bagian yang bergerak. Secara keseluruhan, itu adalah kisah sukses yang luar biasa—berapa banyak layanan TI jangka panjang yang bekerja dengan sangat lancar sehingga pengguna menerima begitu saja? Tetapi jika Anda memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa surat sampai, atau untuk mengelola administrator email yang bekerja keras yang melakukannya, Anda harus mengetahui dasar-dasar teknologi minimal.

Baca Juga : 10 Peretasan Produktivitas Email Terbaik

Artikel ini berpusat pada teknologi email. Itu tidak masuk ke manajemen email, kebijakan perusahaan atau hal-hal yang melibatkan perilaku manusia. (Subjek itu tercakup dalam ABC: Pengantar Manajemen Email, yang menurut saya adalah bagian pendamping, cocok untuk pembingkaian.) Artikel ini juga tidak membahas masalah utama yang perlu dipertimbangkan dalam perang melawan spam, meskipun memerangi spam mewakili sejumlah besar energi (dan kecemasan) administrator email akhir-akhir ini; artikel lain membahas apa yang harus diketahui manajer tentang memerangi spam.

Jangan mengharapkan kedalaman teknis: Bagaimanapun, ini adalah ABC, bukan seluruh alfabet. Namun, manajer harus memahami bahwa penjelasan konseptual yang lengkap dapat dengan mudah memenuhi 40 halaman dengan definisi teknis yang padat; sebagian besar jauh lebih dari yang ingin saya ketahui juga. Namun, jika email penting untuk bisnis Anda, Anda harus memiliki orang-orang terampil yang siap menghadapi tantangan.

Artikel ini membahas teknologi yang mendasarinya (atau, jika Anda lebih suka, yang paling penting dari mantra sihir tersebut), sehingga Anda memiliki gambaran tentang bagaimana prosesnya bekerja, dan dengan demikian apa yang salah.

Bagaimana e-mail berpindah dari pengirim ke penerima?

Mungkin hal mendasar pertama adalah bahwa email tidak ditangani oleh satu jenis server atau teknologi. Ini adalah rangkaian protokol yang dilayani oleh proses yang berbeda. Kita akan melihatnya sedikit lebih detail setelah ikhtisar.

Katakanlah Anda telah menulis pesan yang cemerlang di klien email Anda—aplikasi perangkat lunak yang Anda gunakan di desktop untuk menulis dan mengatur pesan, seperti Microsoft Outlook, Apple Mail, atau Thunderbird. Profesional email menyebut aplikasi klien itu sebagai agen pengguna email (MUA).

MUA mungkin bukan aplikasi desktop; itu mungkin aplikasi “Web mail” yang berjalan di server Web dan yang Anda kontrol menggunakan browser Anda. Klien email web, baik melalui Gmail, Yahoo, atau ujung depan perusahaan ke sistem lain (katakanlah, ke Lotus Notes), diperlakukan dengan cara yang sama seperti MUA klien desktop oleh proses transportasi email lainnya.

Saat Anda mengeklik tombol Kirim, pesan tersebut menghilang dari layar Anda… dan menggerakkan seluruh rangkaian peristiwa.

Setelah Anda mengklik Kirim, pesan tersebut ditransfer ke server surat keluar Anda , yang mungkin diberi nama seperti mail.yourcompany.com. Server surat—secara resmi disebut agen transfer surat (MTA)—tahu untuk menerima pesan, baik karena Anda berada di jaringan yang dipercaya, atau karena Anda memberikan nama pengguna dan kata sandi (umumnya disimpan dalam file konfigurasi MUA). Proses jaringan ini dilakukan dengan menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), dan proses “pastikan pengirim dapat dipercaya” disebut SMTP yang diautentikasi .

Dengan pesan brilian Anda di tangan (atau dalam antrian), server email Anda perlu mengirimkannya. Server surat menghubungi server surat penerima dan mentransfer surat, sekali lagi menggunakan SMTP. Tetapi dari jutaan server email, mana yang dihubungi? Server email Anda melakukan pencarian di server nama domain (DNS), yang merupakan semacam katalog kartu perpustakaan untuk Internet, untuk mencari tahu siapa yang mendaftar untuk menerima email untuk domain penerima. DNS memberi server surat Anda catatan pertukaran surat (MX) (bisa lebih dari satu) yang terdaftar untuk domain itu. Itu memberi server email Anda server untuk dihubungi, dan itu dapat dimulai dengan percakapan “Hei, saya punya email untuk Anda”.

Pesan dikirim melalui Internet, melalui TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Jangan menggeneralisasi dan mengatakan “melalui Web”, di sini; meskipun Anda kadang-kadang dapat menggunakan istilah tersebut secara bergantian, ini bukan salah satunya. Mendengar Anda mengatakan ini akan membuat teknisi Anda meringis.

Proses komunikasi server-ke-server agak berbeda dengan saat server berbicara dengan MUA klien, meskipun keduanya menggunakan SMTP. Satu perbedaan adalah kepercayaan; antara pemrograman hard-coded dan pengaturan administrator, setiap server email yang dilewati pesan—dan mungkin ada beberapa—harus berasumsi bahwa format pesan salah (seperti kantor pos menolak surat karena tidak memiliki alamat jalan lengkap) atau , sayangnya lebih mungkin, karena melanggar aturan dalam mengejar pengiriman spam atau virus.

Terutama karena spam, sebagian besar server email menempatkan setiap pesan melalui proses beberapa langkah bahkan sebelum mereka menerima data, apalagi menyimpannya dan meneruskannya ke pengguna. Langkah-langkah tersebut dibahas lebih lanjut di bawah ini, dan secara rinci dalam Mendapatkan Petunjuk: Lima Hal yang Harus Anda Ketahui Tentang Memerangi Spam; untuk ikhtisar luas ini, ketahuilah bahwa pesan dapat hilang atau ditolak karena berbagai alasan, tidak semuanya dimaksudkan untuk menyebabkan kesedihan pribadi Anda.

Setelah pesan tiba di server email tujuan, yaitu server yang bertanggung jawab untuk mengirimkan ke penerima (seperti mail.yourcustomer.com), itu siap untuk dibagikan kepada orang yang, mungkin, dengan cemas menunggu kabar dari Anda.

Di sini, juga, ada pilihan untuk administrator surat, khususnya tentang bagaimana surat harus disimpan dan diteruskan ke pengguna akhir. Setiap organisasi (atau admin emailnya) memutuskan metode mana yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Kemungkinan besar, protokol utama yang digunakan di toko Anda adalah Protokol Akses Pesan Internet (IMAP), yang menyimpan semua pesan di server surat masuk, diurutkan dengan rapi ke dalam folder pengguna. Saat ini, jauh lebih jarang bagi perusahaan untuk menggunakan Post Office Protocol (POP3). Menggunakan email POP3, perintah “Dapatkan surat baru” di MUA Anda menyebabkan aplikasi mengunduh semua pesan ke komputer lokal. Dalam sebagian besar keadaan, pesan email POP3 kemudian dihapus di server email.

Penerima menekan “Dapatkan surat baru” di MUA-nya sendiri… dan ada pesan cemerlang yang Anda tulis. Sihir!

Di akhir proses, pesan email Anda dapat menyebar ke seluruh dunia melalui lima atau enam komputer terpisah. Namun dalam banyak kasus, pesan cemerlang Anda tiba di desktop penerima dalam satu atau dua menit. Apakah itu keren, atau apa?

Semua itu terjadi dengan cepat saat sistem bekerja. Tapi apa yang terjadi jika tidak?

Bagaimana email bisa tertunda atau hilang?

Hype awal menggambarkan Internet sebagai “jalan raya elektronik”, sebuah frasa yang tumbuh lebih cepat daripada setelan rekreasi poliester hijau-zaitun tahun 1970-an. Namun, dalam kasus ini, jaringan jalan raya dan jalan samping merupakan analogi yang berguna.

Jika Anda tidak menemui kemacetan dalam perjalanan ke tempat kerja, Anda dapat tiba di kantor dalam waktu, katakanlah, 20 menit. Namun mau tidak mau, jalan macet dengan mobil lain, menyebabkan Anda harus menunggu 5 menit hanya untuk belok kiri di satu persimpangan. Konstruksi dapat membuat tidak mungkin untuk mengambil rute yang biasa. Mobil Anda bisa mogok. Perjalanan memakan waktu lebih lama dari 20 menit.

Hal yang sama berlaku untuk lalu lintas email. Server surat cepat, tetapi pesan dapat mengantri di bawah beban yang berat. Lalu lintas internet dapat mengharuskan pesan dialihkan melalui jalur yang tidak jelas. Server dapat kehilangan konektivitas dengan Internet. Pengguna dapat mencabut kabel jaringan, “membantu” mengubah pengaturan MUA (apa yang mereka pikirkan? ), dan memutuskan dengan senang hati untuk mengirim file PowerPoint 10MB ke 35 teman terdekat mereka (dan kemudian meminta untuk mengetahui mengapa pesan tidak sampai dalam nanodetik ).

Tidak umum bagi server email Anda untuk mengirimkan pesan brilian Anda ke server email penerima hanya dengan satu “lompatan”. Seperti layanan pos, pesan dapat berpindah dari satu tempat ke tempat lain sebelum dikirim. Pesan diserahkan dari mesin ke mesin dalam model “simpan dan teruskan” yang mungkin melibatkan banyak komputer, sehingga kecepatan pengiriman secara keseluruhan sangat bervariasi.

Ini juga berarti bahwa pesan berjalan melalui komputer yang tidak terlihat atau bahkan tidak diketahui oleh pengirim atau penerima. Model simpan dan teruskan sangat penting untuk kekokohan email, karena memungkinkan rute sekunder untuk email berpindah dari satu tempat ke tempat lain, dan untuk praktik teknis yang mengatasi kegagalan dengan mengambil jalur alternatif atau mencoba kembali membuat sambungan saat masalah dihadapi.

Dan itu tanpa mengacu pada “jahat” seperti spam dan virus, kemarahan lalu lintas Internet. Selain memakan bandwidth dalam jumlah besar (saya bisa mengutip persentase, tetapi angka apa pun yang saya kutip akan lebih tinggi saat Anda membaca ini), spam, virus, dan trojan horse menyebabkan admin jaringan menginvestasikan banyak waktu dan upaya untuk membangun jebakan untuk mencegah hal-hal buruk mencapai kotak masuk pengguna. Setiap gerbang membutuhkan waktu, seperti gerbang tol yang memperlambat lalu lintas.

Secara historis, server surat sangat memaafkan kecerobohan teknis. Namun di dunia modern, keterkiriman email dapat dirugikan oleh masalah kebersihan teknis kecil seperti server nama domain (DNS) yang tidak akurat, penyetelan parameter batas waktu yang tidak tepat, dan pemformatan email yang tidak biasa.

Dan kemudian ada beban yang dibebankan kepada setiap orang untuk menangani spam, phishing, dan virus. Tidak ada filter spam yang sempurna. Mereka menjadi lebih baik, tentu saja, tetapi Anda mungkin pernah mengalami setidaknya satu situasi di mana pesan email asli dimasukkan secara salah ke dalam folder spam.

Penghalang lain berasal dari klien dan server email yang salah konfigurasi (seperti milik Anda!) yang gagal mengikuti aturan; semakin sering, surat mereka ditolak oleh server surat penerima (yang tidak selalu berbaik hati untuk memberi tahu Anda). Jika itu terjadi, pesan tertunda atau hilang. Ini berarti bahwa perusahaan harus menegakkan teknologi email berbasis standar (seperti memastikan bahwa server mereka mematuhi RFC), dan bahwa pengguna harus diajari perilaku email yang benar (seperti mengirim pesan dari server yang sama dari server mereka). ID email berasal).